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商用英文 Professional Business Phone Calls (專業商務電話用語)

 

 

      突然接到國外客戶的電話讓妳不知所措嗎?一陣雞同鴨講之後,才發現明明這些電話用語都學過,但關鍵時刻卻腦袋一片空白。提醒各位,學習英文除了吸收新知識,更要時常複習,也要努力創造機會找人練習唷!

 

今天想和各位介紹專業商務電話用語,第一守則: 不要一直說Hello! 

這部分我在之前的文章有提過 - 【商用英文】 Greetings in business English (商用英文問候語)

 

 

盡量使用Good morning / Good afternoon / Good evening (早安 / 午安 / 晚安) 代替,若講 "Hello",一定要接其他句子,例如:"Hello, this is John." (您好,我是約翰) 或是 "Hello, how have you been?" (您好,最近過得好嗎?)

 

如果是聽不到對方的聲音,也不要一直說:"Hello? Hello?",這樣會顯得不專業,也不禮貌。你可以說:"I can't hear you very well." (我聽不清楚您的聲音)。

 

 

 

 

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接電話的標準用語 (Taking a Call)

 

 

      若您的工作內容是經常使用電話,例如客人人員和櫃台人員等,或是預期接到陌生客戶的電話,最標準的接電話用語為:

 

 

Good morning. [公司名稱], [您的大名] speaking, how may I help you?

 

 

例句:Good morning. DELL, Tom speaking, how may I help you? (早安。戴爾公司,我是湯姆,有什麼需要幫忙嗎?)

 

 

 

無論打電話或接電話,告知對方自己的名字是基本禮儀,非常重要。

如果是公司內部的電話,可以簡單的回答方式:"Good morning, this is Tom." (早安,我是湯姆。)

詢問對方有什能代勞的用語包括:

 

How may I asssit?  (我可以協助您嗎?)

What can I do for you? (我可以為你做什麼?)

Is there anything I can do for you? (有什麼我可以為你服務?)

 

 

 

 

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來電方的標準用語 (Making a Call)

 

 

 

首先,表明身分:

 

Hi, this is Chris from EVA AIR. (您好,我是長榮航空的克里斯。)

 

 

接著,依照來電的目的,您可以選擇不同的詢問方式。

 

 

 

 

 

希望與某人通話

 

 

 

May I speak to [對方名稱] ?

 

例句:May I speak to Mr. Anderson? (我可以和安德森先生說話嗎?)

 

 

若非常確定對方能和你通話,您也可以說:

 

I'd like to speak to Mr. Anderson, please.  (我希望與安德森先生說話。)

 

 

 

 

 

表明通話的目的

 

 

有些人電話接通後,就開始劈哩啪啦的描述事情。這時常讓人一頭霧水,也可能造成對方反感。您可以嘗試先表明通話的目的,或是和對方閒聊幾句也是個不錯的方法。單刀直入講公事,不見得是最有效率的方法唷!

 

 

I'm calling to ask about [您想了解的事情].

 

例句:I'm calling to ask about the status for my reservation. (我來電詢問我的預訂狀態。)

 

 

 

同樣的方法,您也換不同的說法。可以說非常確定對方能和你通話,您也可以說:

 

I'm calling to disucss about the new sales promotion.  (我來電討論新的促銷活動。)

I'm calling to confirm the quotation.  (我來電確認報價單內容。)

 

 

其他常見的用法包括:

 

I just want to ask if there are any rooms available.  (我只是想確認還有沒有空房。)

Could you tell me the address of the restaurant? (請問可以告訴我餐廳的地址嗎?)

 

 

 

 

閒聊

 

 

閒聊的方法我在另一篇文章有介紹過囉~

【商用英文】 Best Way to start a small talk (與對方閒聊的好方法)

 

這邊簡單介紹兩種用法。

 

 

Hi, Alice, how's it going? (嗨,艾莉絲,最近還好嗎?)

 

 

如果你能夠記得一些有關對方的近況,那就再好不過。可以增加彼此的信任,讓通話的過程更有效率。

 

How are you getting on with [主題]?(最近 XXX 還好嗎?)

 

 

例句1How are you getting on with the press conference for the new product? (新產品的記者會處理的還好嗎?)

例句2How are you getting on in your new home? (您的新家住得還好嗎?)

 

 

 

 

 

留言

 

 

當某人不方便接電話的時候,我們可能希望「留言」、或是說「留口信」。英文可以使用 "Take a message" 或 "Leave a message",請注意,這兩句雖然都是指「留言」,但用法卻不同。"Leave a message" 表示來電方「留下」一則訊息,而"Take a message" 指接電話的人「記下」一則訊息。

 

假設您接到客戶的來電,他想要找老闆,但老闆不在辦公室。您可以請他「留下」一則訊息,或是幫他「記下」訊息。

 

 

例句1I'm sorry, my boss is out of office. Can I take a message? (抱歉,老闆目前不在辦公室。我可以幫您記下訊息嗎?)

 

例句2I'm afraid the boss is out of office. Would you like to leave a message? (老闆目前不在辦公室。我可以幫您留個訊息嗎?)

 

 

 

如果對方沒有表明身分,不要直接問 "What's your name?" (你叫什麼名字?),這個說法太直接,有失禮節。更委婉的說法為:

 

Could I ask who is calling? (可以問一下您的姓名嗎?)

 

 

另外,告知對方會盡快轉答訊息,可以說:

 

I'll give him your message as soon as he gets back. (他回來的時候,我會盡速轉答。)

 

 

如果您要找的對象暫時不方便接電話,您也可以主動請對方幫忙留口信。

 

Could please take a message? Please tell her that I would like to reschedule the meeting.  (可以幫我記下一個口信嗎?告訴她我想要更改會議時間。)

 

I would like to leave her a message. Please let her know that the meeting is canceled.  (我想要留下一個口信。讓她知道會議已經取消了。)

 

 

 

 

 

詢問某人何時有空

 

 

若您不想要留言,希望直接與當事人通話,您可以詢問他何時有空:

 

When is he going to be back? (請問他何時回來?)

 

 

或是可以說:或是可以說:

 

 

When is a good time to call?  (何時來電比較好?)

When would he be available?  (請問他何時有空?)

 

 

 

 

 

詢問相關訊息

 

 

向對方詢問訊息時必須要有禮貌,您可以用"Could"作為問句的開頭。但我發現經常有人說"Could you please xxx ?",這樣的講法會給人不耐煩的感覺,正確的用法應該是把"please" 放在句尾 (請見以下例句)。

 

Could you send the information to me by email, please? (請問可以把訊息用信件寄給我嗎?)

 

 

其他例句:

 

Could you give me your mobile number?  (可以給我您的電話號碼嗎?)

May I know the location of your company?  (可以告訴我你們公司的地點嗎?)

 

 

 

 

 

請求對方重複訊息

 

 

通話時,最怕沒聽清楚對方說什麼。像是不確定對方的名字或是飯店名稱等,您可以問:

 

Could you spell that for me, please? (可以幫我拼音嗎?)

How do you spell that, please? (請問這樣怎麼拚?)

 

 

 

如果是因通話品質不佳而聽不清楚的情況,您可以說:

 

 

Would you mind speaking up a bit? I can't hear you very well.  (可以請您說大聲一點嗎?我聽不太清楚。)

I'm sorry, I didn't catch your first name.  (抱歉,我沒聽清楚。)

 

 

注意第一句「說大聲點」有禮貌的說法是"speak up",商務英文中,不要說"speak louder" 唷!

第二句中的"catch" 不是用手「抓」的意思,而是抓住重點的「抓」,指對方說第一次的時候,沒有「抓到」對方講什麼,解釋作「沒聽清楚」。

 

 

 

 

 

預約時間

 

 

假設您需要和對方預約會議時間或住宿時間您可以說:

 

How about the this Friday? (這星期五如何?)

 

 

其他例句:

 

 

Would 4th of May work for you?  (五月四號可以嗎?)

Would you be available tomorrow?  (您明天有空嗎?)

Shall we say next Tuesday?   (我們約下週二好嗎?)

 

 

 

 

由對方提議時間

 

 

面對主管或是重要的客戶,我們通常會請對方提議,盡量配合對方的時間,這時候您可以說:

 

What time would you suggest? (您建議何時呢?)

 

 

其他例句:

 

 

Do you have a place in mind?  (您有建議的地點嗎?)

Which day would you recommend?  (您建議哪一天?)

 

 

 

 

 

做出請求

 

 

請對方協助的時候,一定要有禮貌,句子中建議包含"Would"、"Could"、"May"和"Please"等。請見以下例句:

 

Could you re-send the document again? I may have lost the email.  (請問可以重寄檔案給我嗎?我好像把信件弄丟了。)

Do you mind if we schedule another day for the meeting, please?  (請問我們改其他天開會嗎?)

 

 

 

 

 

 

向對方保證

 

 

通話中,向對方保證會盡速處理事情,可以使對方放心、增加信任度 (不過當然是在言行一致的情況下)。

 

I'll ask him to call you as soon as he gets back.  (他回來的時候,我會請他盡速回電。)

I'll send you the report as soon as possible.  (我會盡速將剪報寄給您。)

 

 

 

 

 

拒絕對方

 

 

做不到的事情,千萬不要答應。工作上,該拒絕的時候,務必有禮貌地句決定對方。

 

I'm afraid I can't give you that information.  (抱歉,我無法提供您相關的訊息。)

Sorry, but I'm not allowed to give details about that.  (抱歉,我沒有權限提供細節給您。)

Sorry, I am very busy at the moment. Could you send it to me by email?  (抱歉,我目前非常忙。請問可以先寄信給我嗎?)

 

 

 

 

 

感謝對方

 

 

最後,通話結束時,記得向對方說聲謝謝」唷

 

Thank you very much for your help.  (非常感謝您的協助!)

Thanks again for the support.  (再次感謝您的協助!)

Thanks for calling.  (謝謝您的來電。)

Thank you for your time.  (謝謝您寶貴的時間。)

 

 

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希望這篇文章對大家有幫助,

如果有任何問題歡迎留言告訴我喔!

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